Steeds meer regio’s zijn na vaak jaren van voorbereidingen eindelijk toe aan het operationaliseren van netwerkmanagement. Maar deze nieuwe fase stelt wegbeheerders ook voor nieuwe uitdagingen. Hoe bijvoorbeeld de gehele technische en functionele keten beheer(s)baar te krijgen en te houden? De meeste regio’s doorlopen keurig een Plan-Do-Check-Act-cyclus. Maar, zo betogen de auteurs, die cyclus is nog niet zo rond als hij zou moeten zijn.
Regionaal operationeel verkeersmanagement komt steeds beter van de grond. Door de Gebiedsgericht Benutten-aanpak te volgen en te werken aan de verschillende bouwblokken voor operationeel verkeersmanagement, is het een aantal regio’s al gelukt om gezamenlijk operationeel verkeersmanagement op te starten, over de beheergrenzen heen.
Maar met deze nieuwe fase doemen er ook weer nieuwe hindernissen op. Het is bijvoorbeeld een hele toer om alle technische en functionele ketens beheer(s)baar te krijgen en te houden. Voor de operator of wegverkeersleider betekent de nieuwe fase bovendien dat hij of zij er een nieuwe ‘taak’ bij heeft: er moet nu bij elke handeling gekeken worden naar de netwerkbrede impact.
Het is niet meer dan logisch dat door deze nieuwe uitdagingen het operationele proces niet in één keer staat zoals het hoort. Voor de regio’s een reden temeer om de cyclus Plan-Do-Check-Act te blijven doorlopen, zodat er voortdurend verbeteringen kunnen worden doorgevoerd. De vraag is echter of de regio’s deze kwaliteitscirkel wel goed kunnen doorlopen. Anders gezegd: is de Plan-Do-Check-Act cyclus wel zo rond als hij zou moeten zijn?
Deukjes
Kort antwoord: niet echt. Dat ligt natuurlijk niet zozeer aan het principe van de cyclus, maar aan de invulling ervan. Als we de ervaringen uit verschillende regio’s combineren zien we in ieder geval drie ‘deukjes’. We zullen ze in het onderstaande kort doornemen.
> Ketenbeheer
Een goede organisatie van het (technisch) beheer en onderhoud van de verkeersmanagementsystemen is kritisch voor de efficiënte inzet van de maatregelen. Zonder snelle oplossingen van storingen zijn regelscenario’s immers niet of slechts beperkt inzetbaar. De aanwezigheid van geolied ketenbeheer is randvoorwaardelijk om systemen operationeel in te kunnen blijven zetten – de stap ‘Do’ uit de cyclus.
Toch komt het ketenbeheer maar moeilijk van de grond. Dat heeft alles te maken met de complexiteit van regionaal samenwerken. Bij netwerkbrede regelscenario’s zijn steeds meer maatregelen, systemen en wegbeheerders betrokken. De landelijke diensten van Rijkswaterstaat zijn op dit moment sterk gericht op eigen processen en interne uniformering, maar de praktijk van de regio’s leert dat het zonder regionaal maatwerk vrijwel onmogelijk is om het beheer van zo’n complex geheel van maatregelen en systemen aan de gang te krijgen. Welke keuze zouden regio’s hierin moeten maken?
> Professionals
Een tweede probleem is de grote afstand tussen de professionals in de cyclus. Denk allereerst aan de afstand tussen beleidsmedewerkers en operators. In de meeste regio’s bedenken beleidsmedewerkers de grote lijnen van regelscenario’s (‘Plan’). Zij gaan daarbij uit van een gewenst effect van de maatregelen. Maar bij het ‘Do’, het terrein van operators, kan blijken dat bijvoorbeeld het effect van teksten op een DRIP veel lager uitvalt dan gewenst was. Of misschien staat de DRIP wel op de verkeerde plek of is het paneel te klein om de gewenste teksten op te kunnen tonen.
De te hanteren randvoorwaarden (wanneer en hoe zet je een maatregel in?) vormen een ander probleem. Vanuit ‘Plan’ worden die soms te strikt geformuleerd, waardoor de maatregelen nauwelijks in te zetten zijn. Het kan ook zijn dat de randvoorwaarden juist te vaag zijn, wat ze weer onvoldoende meetbaar en controleerbaar maakt.
Andersom zijn er ook problemen. Operators gaan aan de slag met de verkeersmanagementmaatregelen op basis van de triggers en adviezen uit een beslissingsondersteunend systeem. Daarbij wordt niet altijd meegenomen wat het doel is van de inzet en wordt niet bekeken of een aangepaste inzet – maatregelen eerder, langer of stringenter inzetten – het scenario zou verbeteren. In de praktijk worden afwegingen om scenario’s wel of niet in te zetten met name bepaald door het te volgen protocol en niet door het beoogde (potentiële) effect.
Een ander koppel dat vaak op te grote afstand van elkaar staat, zijn de projectleiders en verkeerskundigen. Dit speelt als er nog maatregelen of systemen moeten worden gerealiseerd: er worden dan projectleiders ingevlogen om dat zo vlot mogelijk voor elkaar te krijgen, uiteraard binnen het gestelde budget. De projectleiders hebben soms te weinig kennis van de verkeerskundige behoefte. Met het oog op hun specifieke taak (het project op zich tot een goed einde brengen) maken zij dan vooral afwegingen op de punten tijd en geld. Daardoor worden er soms concessies gedaan aan de locatie van een DRIP, bepaalde functie van een systeem of een te realiseren koppeling – concessies die uiteindelijk bepalend zijn voor de effectiviteit van het systeem.
Andersom geldt dat verkeerskundigen vaak wel betrokken worden bij het realisatietraject, maar onvoldoende heldere randvoorwaarden meegeven. Door een veelheid aan open eindes kunnen de projectleiders niet aan de behoefte voldoen binnen de tijd en het budget dat hun ter beschikking staat.
> Evaluaties
Een laatste probleem dat zichtbaar wordt, is het gebrek aan ervaring met de dagelijkse en periodieke evaluatie van de inzet van maatregelen (‘Check’). Dagelijkse en periodieke evaluaties van de werkelijke inzet van regionaal verkeersmanagement geven de verkeerskundigen handvatten voor mogelijke verbeterslagen aan instellingen, systemen en maatregelen. Gebundelde resultaten geven antwoorden op vragen van de beleidsmakers over de effectiviteit van het regionale operationeel verkeersmanagement. Maar hoe pak je deze evaluaties aan? Wanneer is een scenario effectief? Het gebrek aan ervaring is al zichtbaar bij de evaluaties van de reguliere, zich herhalende inzet van maatregelen. Maar de kracht en te verwachten effectiviteit van regionaal operationeel verkeersmanagement ligt hem juist in de afwijkende situaties. Hoe evalueer je de inzet van maatregelen tijdens een interlandwedstrijd of een incident? De evaluatie van afwijkende situaties is een nog vrijwel onontgonnen gebied.
Oplossingen
Deze deukjes in de verbetercyclus leiden ertoe dat het regionaal operationeel verkeersmanagement nog niet overal staat, zoals het zou moeten staan. Zonder deze onvolkomenheden aan te pakken zal het verbeteren ook niet of maar langzaam van de grond komen. Hoe dus de Plan-Do-Check-Act-cyclus zelf te verbeteren? De oplossingen zijn even voor de hand liggend als lastig te realiseren.
> Ketenbeheer: eerst pragmatisch opzetten, daarna pas uniformeren
In de afgelopen tien jaar hebben veel technische (ICT) projecten aangetoond, dat projecten met zowel ontwikkeling als uniformering als doel weinig kans van slagen hebben. Het lijkt dan ook niet verstandig om al bij het opzetten van ketenbeheer uniformering als doel of randvoorwaarde op te leggen. Bedenk dat de regio’s nu eenmaal niet allemaal dezelfde functionaliteiten hebben en dus ook andere beheerwensen kennen. Maak daarom pragmatische keuzes en lever waar nodig regionaal maatwerk om stapsgewijs verder te komen. Vanuit de regionale diversiteit kan vervolgens worden gezocht naar uniformiteit.
De urgentie is groot en de realiteit divers. Dat vraagt om snel en flexibel handelen!
> Professionals: meer communiceren!
Er dient meer tussen de betrokken medewerkers te worden gecommuniceerd. Het tijdig betrekken van de verschillende (type) medewerkers moet zorgen voor meer inzicht in elkaars kennis en ervaring. Zo zou de ervaring van de operationele medewerkers (wegverkeersleiders, operators) bij het opstellen van regelscenario’s al kunnen worden meegenomen. Dat leidt tot effectievere scenario’s (verbetering vanuit ‘Plan’), maar ook tot meer begrip van de scenario’s bij de operators (effectiever ‘Do’). Een herhaling van de toelichting is wel nodig indien er meer tijd tussen het opstellen van een scenario en de werkelijke uitvoering ligt, bijvoorbeeld omdat bepaalde maatregelen nog gerealiseerd moesten worden.
Wat de realisatie van maatregelen en systemen betreft, dienen verkeerskundigen in een vroeg stadium inzichtelijk te maken, indien nodig in overleg met de beleidsmakers, wat het doel van bepaalde maatregelen en systemen is. Een goed begrip van het beoogde doel maakt dat projectleiders betere afwegingen kunnen maken. Andersom geldt dat de projectleider dan meteen weet wie hij moet benaderen bij open eindes in het project.
Voor beide situaties geldt dat ad hoc-overleg niet volstaat: er moeten structurele vormen van samenwerking worden gezocht. De regioteams die recent vanuit de Mobiliteitsaanpak in alle regio’s zijn gestart, zouden hierin een rol kunnen vervullen door een nauwe band aan te gaan met zowel de beleidsmakers als de medewerkers verantwoordelijk voor de operationeel verkeerskundige werkzaamheden. De regioteams kunnen ook een brug slaan naar de projecten waarin de realisatie wordt uitgevoerd. Het opstellen van nieuwe scenario’s, de realisatie van nieuwe maatregelen, het operationeel worden van scenario’s en het beschikbaar komen van evaluatieresultaten zijn mooie aanknopingspunten voor intensief contact. Een cursus of workshop kan het wederzijds begrip ook verbeteren en tot meer kennisoverdracht zorgen.
> Evaluaties:
Het klinkt als een dooddoener, maar ervaring met evalueren doe je alleen op door het te doen. Elke regio kan snel aan de slag met de evaluatie van reguliere situaties. Het benoemen van effecten in afwijkende omstandigheden zal echter meer inspanning vereisen. De methodieken hiervoor ontbreken: ontwikkelaars hebben nog werk te verrichten. De verschillende regio’s kunnen elkaar helpen door informatie uit te wisselen over de evaluaties die zij uitvoeren, zodat de beste werkwijze snel(ler) kan worden vastgesteld. Kanttekening hierbij is dat de lokale verscheidenheid in de organisatie van regionaal operationeel verkeersmanagement roet in het eten kan gooien: net als bij ketenbeheer geldt dat wat in de ene regio goed werkt, niet automatisch een succes wordt in de andere regio. Dat laat echter onverlet dat goede kennisuitwisseling de opzet van ook ‘regio-eigen’ evaluatiemethodieken kan versnellen.
Niet pasklaar
Bovenstaande ‘oplossingen’ zijn bepaald geen pasklare antwoorden op de gesignaleerde problemen. Maar de boodschap mag duidelijk zijn: om ten volle profijt te trekken van regionaal operationeel verkeersmanagement moet de verbetercyclus zelf ook verbeterd worden. Als de regio’s aan de slag gaan met drie genoemde punten en via gremia als het Landelijk Verkeersmanagement Beraad, Wegbeheerders ontmoeten Wegbeheerders en NM Magazine kennis uitwisselen, rekening houdend met de unieke regionale situaties, kunnen de deukje in de cyclus in korte tijd weer glad gestreken zijn.
De auteurs:
Leon Deckers is senior adviseur bij DTV Consultants.
Lieke Berghout is teamleider van het Regionaal Verkeerskundig Team van Bereik!